Antes de que su salón agregue reservas en línea: una lista de verificación práctica para el lanzamiento Lista de verificación para el lanzamiento de reservas en línea de

La reserva online puede hacer que sea más fácil llegar a un salón, pero el calendario en sí no es la parte difícil.

El verdadero trabajo es traducir los servicios, los horarios, los horarios del personal y las políticas del salón en reglas que los clientes puedan entender sin tener que pedir aclaraciones.

Si esas reglas están incompletas, el sistema de reservas puede crear reservas dobles, horarios imposibles y clientes decepcionados. Esta guía sigue a un salón a través de las decisiones necesarias antes del lanzamiento.

Decida qué servicios deben estar en línea

Comience con servicios que tengan una duración, requisitos de personal y preparación predecibles.

Los cortes y reventones estándar pueden ser adecuados para reserva inmediata. La corrección de color puede requerir una consulta porque el tiempo y los materiales no se pueden estimar de manera segura a partir de una simple elección de menú.

El menú de reservas no debe obligar a todos los servicios a realizar el mismo proceso. Utilice una vía de consulta o consulta cuando sea necesaria una evaluación.

Calcular el bloque de citas reales

El tiempo de atención al cliente es sólo una parte del calendario.

Una cita de 60 minutos también puede requerir preparación, limpieza, notas o un breve espacio de tiempo antes del siguiente cliente. Reserva el bloque operativo completo, no sólo el tiempo de permanencia en la silla.

Para cada servicio reservable, documente:

• tiempo de preparación;
• tiempo de servicio; tiempo de limpieza
• ; Se requiere miembro del personal de
• ; Se requiere silla
• o espacio;
• horas de inicio permitidas.

Sin esos detalles, un calendario que parece eficiente por la mañana puede volverse imposible por la tarde.

Cree disponibilidad a partir de los horarios del personal

El horario de apertura no es lo mismo que la disponibilidad de citas.

El salón puede abrir antes de que cada estilista comience a trabajar. Un servicio largo no puede comenzar poco antes del cierre. Los descansos del personal, la capacitación y las licencias aprobadas también deben bloquear la disponibilidad pública.

Configure la disponibilidad por servicio y miembro del personal. Luego, decida con cuánta anticipación los clientes pueden reservar y si se permiten citas para el mismo día.

El calendario público debe representar el horario que el salón realmente puede cumplir.

Elija un calendario autorizado

Es posible que el salón ya reciba citas por teléfono, mensaje y en la recepción. La reserva online añade otro canal.

Todos los canales deben actualizar un calendario autorizado. El personal debe ingresar las citas telefónicas y sin cita previa de inmediato. Si la plataforma de reservas se sincroniza con otro calendario, prueba la sincronización en ambas direcciones.

Cree una cita de prueba y confirme que la hora desaparece de la página de reserva pública. Muévelo y verifica la nueva disponibilidad. Cancélelo y confirme que el espacio regresa solo cuando el salón así lo indique.

Definir reglas de cancelación y reprogramación

Los clientes deben ver las condiciones importantes antes de confirmar.

Decidir:

• aviso requerido para la cancelación;
• si los clientes pueden reprogramar ellos mismos;
• cómo se manejan los depósitos;
• qué sucede después de una cita perdida;
• si la llegada tardía acorta el servicio;
• cómo el salón maneja emergencias genuinas.

Utilice un lenguaje sencillo. El sitio web, la plataforma de reserva, el correo electrónico de confirmación y la explicación del personal deben coincidir.

Decida cuándo cobrar un depósito

El salón puede utilizar depósitos para citas largas o servicios que reservan mucho tiempo del personal.

Muestra el importe y las condiciones de reembolso antes del pago. Un depósito no debe describirse como reembolsable a menos que la política publicada permita ese reembolso.

Pruebe qué sucede cuando un cliente reprograma, cancela o recibe un reembolso. El personal debe comprender el mismo proceso que los clientes ven en línea.

Mantenga el formulario de reserva enfocado

Recopile sólo la información necesaria para programar y preparar el servicio.

Un formulario práctico puede solicitar:

• nombre del cliente; correo electrónico
• ; número de teléfono
• ; Servicio seleccionado
• ;
• preferencia de estilista cuando se ofrece;
• fecha y hora;
• una breve nota de servicio cuando sea necesario.

Los formularios largos crean dudas y aumentan la cantidad de información del cliente que el salón debe proteger.

Servicios de nombres para clientes

La terminología interna puede ser clara para el personal pero confusa para un nuevo cliente.

Cada servicio debe explicar qué incluye, duración aproximada, precio actual o método de fijación de precios y cualquier preparación requerida. Indique si es necesaria una consulta antes de la cita definitiva.

Un cliente no debería tener que llamar simplemente para determinar qué opción de reserva coincide con el servicio solicitado.

Diseñar el mensaje de confirmación

La confirmación debe responder a las preguntas que normalmente generan una llamada de seguimiento.

Incluye: Servicio

• ;
• estilista cuando sea seleccionado; fecha
• y hora local; Dirección del salón
• ; Estado del depósito o pago
• ; Instrucciones de preparación de
• ; Enlace de cancelación o reprogramación
• ;
• Datos de contacto del salón.

Los recordatorios deben reforzar la información ya aceptada, no introducir nuevas condiciones.

Colocar la reserva en el dominio del salón

El proveedor de reservas puede proporcionar una dirección externa larga. El sitio web del salón debe seguir siendo el punto de partida memorable.

Utilice una página como:

oakstreetsalon.com/appointments

Esa página puede explicar los servicios y políticas antes de conectarse al sistema de reservas seleccionado. Si el proveedor cambia más tarde, el salón puede actualizar el destino sin pedir a los clientes que conozcan una nueva dirección.

Las empresas que empiezan desde cero pueden buscar un dominio en SoxDomains y publicar páginas de servicios a través de SoxDomains web hosting.

Mantenga una ruta de contacto manual

La reserva en línea debería agregar comodidad sin eliminar alternativas razonables.

Algunos clientes necesitan soporte de accesibilidad, tienen una solicitud inusual o no están seguros de qué servicio seleccionar. Mantenga un número de teléfono visible, una dirección de correo electrónico o un formulario de contacto.

Esa ruta también importa si la plataforma de reservas no está disponible temporalmente.

Capacite al personal antes del lanzamiento

Cada miembro del personal que maneja citas debe saber cómo crear, mover, cancelar y bloquear una reserva.

Define quién puede cambiar la duración del servicio, precios, horarios y políticas. Realiza un ensayo en el que una persona reserva como cliente y otra gestiona la cita desde la parte administrativa.

Luego repite el proceso con una reserva telefónica que debería bloquearse al mismo tiempo.

Pruebe todo el recorrido del cliente

No se detenga después de confirmar que aparece el calendario.

Prueba:

• una reserva estándar;
• la hora de inicio final válida del día;
• el período bloqueado de un miembro del personal; Pago de depósito
• ; Mensajes de confirmación y recordatorio
• ;
• reprogramación; Cancelación
• ; Reserva móvil
• ;
• la ruta de contacto manual.

Utilice una sesión de navegador privada en la que el evaluador no haya iniciado sesión en la cuenta de administrador. Pídale a alguien que no esté familiarizado con la configuración que complete una cita sin orientación.

Cada pregunta que hace el evaluador señala la redacción o la navegación que pueden necesitar mejoras.

Prepárese para el tiempo de inactividad de las reservas

Mantenga la información de contacto del salón visible fuera del sistema de reservas integrado. El personal debe saber cómo ver las citas del día si una integración deja de estar disponible.

El sitio web no debe mostrar un calendario vacío y sugerir que cada momento está disponible cuando el problema real es un servicio desconectado.

Documente el proceso de respaldo antes de que sea necesario.

Proteger las cuentas de reservas y sitios web

El sistema de reservas contiene información de contacto del cliente y horarios del personal.

Utilice contraseñas únicas, habilite la autenticación multifactor cuando sea compatible, elimine cuentas innecesarias y mantenga actualizada la información de recuperación.

Aplique los mismos controles al dominio, hosting, correo electrónico comercial y administración del sitio web. La seguridad de la cuenta es parte de un servicio al cliente confiable.

Revise el primer mes

Después del lanzamiento, revise las selecciones de servicios incorrectas, las citas que se atrasan, los formularios abandonados, las preguntas repetidas y los patrones de cancelación.

Si los clientes eligen el servicio incorrecto, cámbiele el nombre o explíquelo. Si la última cita genera horas extras, ajuste las horas de inicio válidas. Si el formulario se abandona con frecuencia, revisa qué campos son realmente necesarios.

El proceso de reserva debería convertirse en una representación más precisa del salón, ya que el uso real revela problemas.

Lista de verificación de lanzamiento de reserva de salón

• [ ] Solo los servicios predecibles están disponibles para reserva inmediata.
• [ ] Cada servicio se reserva su tiempo operativo completo.
• [ ] Horarios del personal y control de descansos disponibilidad.
• [ ] Las reservas por teléfono, recepción y online comparten un mismo calendario.
• [ ] Las reglas de cancelación y reprogramación son visibles.
• [] Las condiciones del depósito son claras antes del pago.
• [ ] Los nombres de los servicios tienen sentido para los clientes.
• [ ] Los mensajes de confirmación incluyen la dirección del salón y la hora local.
• [ ] El sitio web proporciona una ruta de reserva clara.
• [ ] Sigue disponible una ruta de contacto manual.
• [ ] Se ha probado la reserva móvil.
• [] El personal puede gestionar citas y tiempo de inactividad.
• [ ] Las cuentas administrativas están protegidas.

Haga que la reserva coincida con el salón

Un calendario de reservas no puede reparar servicios poco claros, horarios poco realistas o horarios desconectados.

Primero defina la operación, configure un calendario confiable y pruebe cada paso como cliente. Entonces las reservas online se convierten en una forma más sencilla de hacer negocios y no en otra fuente de trabajo administrativo.

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